De magische vraag

“Laten we maar direct beginnen met de actielijst”, zei de projectleider, “want ik zie dat er nog veel acties open staan”. Hoewel nog niet iedereen binnen was wilde hij toch beginnen. Er was veel te bespreken en het was al vijf over tien. Hij keek door de deur de gang in en zag bij de koffie-automaat de laatste teamleden hun koffie pakken. Toen ook die eindelijk binnen waren en iedereen zat begon de vergadering. “Deze actie zou vorige week klaar zijn. Wat is de status?” en vervolgens, als duidelijk werd dat de actie niet was afgerond: “Wanneer is het wel klaar?” Actie na actie werd op deze manier besproken. Er stonden 20 acties op de actielijst, waarbij van 15 de deadline inmiddels was verstreken. Hier en daar kraakte een stoel en iemand zette een raam open.

Wat gebeurt hier?

Toen klonk de vraag: “Wat gebeurt hier eigenlijk?” Het was de nieuwe project-assistent. Ze had met verbazing toegekeken en durfde eindelijk de vraag te stellen die al een tijdje op haar lippen brandde. Iedereen keek haar aan.  “Wat gebeurt hier?”, herhaalde ze haar vraag. “Ehm, we bespreken de actielijst”, probeerde de projectleider. “Ja, dat zie ik ook wel, maar ik ken jullie allemaal als betrokken mensen. Hoe kan het dan dat die actielijst zo’n gehang en gewurg is?” Het was een tijdje stil en toen verzuchtte iemand: “We hebben helemaal geen tijd voor die actielijst”.

De olifant in de kamer

Daar was de olifant in de kamer en de spanning was gebroken. In het gesprek dat vervolgens ontstond bleek dat het team druk was met de echte problemen. De acties op de actielijst hadden veel minder prioriteit. Doordat de echte problemen het team boven het hoofd waren gegroeid durfde niemand dat meer bespreekbaar te maken. Problemen stapelden zich op en het werd steeds lastiger om de waarheid onder ogen te zien. Nu het uitgesproken was ontstond er nieuwe energie en konden de echte knelpunten worden benoemd en aangepakt.

Een magische vraag

Deze situatie is heel menselijk. De angst om te falen kan onze blik behoorlijk versmallen. Het vraagt veel moed om op zo’n moment in te grijpen. De simpele vraag “wat gebeurt hier?” is daarbij magisch. Ook is het belangrijk de waardering voor het individu los te koppelen van de situatie. Zo kun je de situatie onverbloemd benoemen (gehang en gewurg), terwijl je toch in verbinding blijft (ik ken jullie als betrokken mensen). Het is voor teams vaak een verademing als er iemand is die de problemen oordeelsvrij weet te benoemen.

Onzichtbaar Leiderschap

Leiderschap of het ontbreken daarvan is vaak niet zo duidelijk zichtbaar, maar wordt wel door iedereen gevoeld. In dit verhaal heeft de projectleider misschien wel formeel de leiding, maar onderhuids liggen de verhoudingen duidelijk anders. Je kunt ook wel aanvoelen wie het gesprek verder leidde nadat het pijnpunt was benoemd. Hoe komt dat?