Oude patronen loslaten

De werkwijze die zich bewezen heeft

Om als team je doelen te realiseren pas je de werkwijze toe die zich in de loop der jaren bewezen heeft. Maar soms zijn er problemen die om een andere aanpak vragen. Toch kan het gebeuren dat door de dynamiek in de groep de oude werkwijze gehandhaafd blijft en zelfs als een soort camouflage van de echte problemen gaat dienen. Problemen stapelen zich op en het wordt steeds lastiger om de waarheid onder ogen te zien.

Het onbespreekbare bespreekbaar maken

Ik was gevraagd om aan te schuiven bij een projectteam dat niet goed liep. Tijdens de meeting werd de actielijst besproken. Op de actielijst stonden 20 actiepunten waarvan bij 15 de actiedatum was overschreden zonder dat er actie was ondernomen. De gebruikelijke werkwijze was om hier de hele meeting over te praten en de druk op te voeren om de acties alsnog te realiseren. Ik vroeg me af waarom betrokken teamleden hun acties niet nakwamen en vroeg erop door. Toen bleek dat ze te druk waren met de echte problemen en de acties op de actielijst veel minder prioriteit hadden. Doordat de echte problemen het team boven het hoofd groeiden durfde niemand dat meer bespreekbaar te maken. Daarom hebben we de actielijst aan de kant gelegd en iedereen gevraagd de echte problemen te benoemen. Resultaat was dat er overzicht kwam over de echte knelpunten en dat daar acties op konden worden ondernomen.

Duidelijk, maar zonder oordeel

Wat een team in een dergelijke situatie nodig heeft is enerzijds een duidelijke, scherpe spiegel, maar anderzijds is het ook belangrijk om het team niet te veroordelen! Deze psychologische mechanismen overkomen ons allemaal. Door dit te benoemen en vertrouwen en waardering te geven kreeg het team de ruimte om zichzelf opnieuw (uit) te vinden.

Resultaat

In dit voorbeeld kon het team zich weer richten op de echte problemen, waardoor het project uiteindelijk goed is afgerond. Soortgelijke situaties komen vaak voor. De angst om te falen kan onze blik behoorlijk versmallen. Het is voor teams vaak een verademing als er dan iemand is die de problemen oordeelsvrij weet te benoemen. Dat geeft veel energie en als hier goed richting aan wordt gegeven kan het team enorm groeien.

Naar overzicht